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防止被偷窥和修改 Office文档保护秘笈

[日期:2011-10-07]   来源:碧波荡漾网  作者:碧波荡漾网   [字体: ]

        查阅修改文档要密码

  使用密码对文档进行保护,是一种最常用的做法。密码保护一共分为两层,即打开权限密码和修改权限密码。

  对文档设置密码一共有两个地方可以进行,操作都比较简单。如果该文档是初次保存,那么我们就可以在打开“另存为”窗口设置保存位置和文件名时,单击“另存为”窗口右上角的“工具”按钮,在弹出的菜单中选择“安全措施选项”命令打开“安全性”窗口,在这里我们就可以分别设置“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”,建议大家不要将这两个密码设为同一个内容。

  如果文件初次保存时没有设置密码,那么也没关系,我们只要打开“工具”菜单下的“选项”命令,将打开的“选项”窗口切换到“安全性”标签,在这里同样可以设置打开和修改权限密码。

        如果拥有打开权限密码,那么在打开受保护的文档时,该文档是只读属性,如果对它进行了修改,那么只能换名存盘,不会影响到原文档的内容;如果拥有修改权限密码,那么就表示对文档拥有了完全控制权。

  文档内容不能修改

  如果觉得每次打开文档时输入密码获得查阅或者修改权限比较麻烦,那么我们可以利用Word 给我们提供的“保护文档”功能,借助该功能就可以限制非法用户对文档格式和内容进行随意修改。

  要启动“文档保护”,只要打开该文档,然后单击“工具”菜单,选择其中的“保护文档”,这样就会在当前编辑窗口右侧多出一个“保护文档”编辑区域。

在该区域一共分为三部分:其中第一部分“格式设置限制”主要是防止非法用户对文档的格式进行修改,对此我们只要选中“限制对选定的样式设置格式”选项,然后单击“设置”按钮,在弹出的“格式设置限制”窗口中设置禁止用户修改的格式类型,例如字体、字号等格式。

  第二部分则是“编辑限制”,这可以防止别人随意修改文档的内容,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”,然后在下拉菜单中选择用户可以进行的操作,例如“批注”,这样就可以避免别人随意修改文档原来的内容,只能添加或修改批注的内容了。

  做好上面两项保护措施后,单击第三部分中的“是,启动强制保护”按钮,这样即会弹出密码设置窗口,设置一个保护密码,这样在没有密码的前提下文档将处于保护状态。如果要对文档进行修改,只要再次打开“工具”菜单,选择“取消文档保护”命令,在弹出的窗口中输入预设的口令即可。

  隐藏文档信息

  即使我们对文档进行了加密,但是还不能保证文件的隐私性。因为当我们在建立文档时如果先输入文档的内容,然后再保存时,那么就会在文档属性的“摘要”标签中显示一些个人信息。对此,我们只要在资源管理器中打开该文档的属性窗口,切换到“摘要”标签,然后将标题、主题、作者、备注等信息全部删除,或者填写一些无关紧要的内容。

        此外,我们也可以直接在文档中打开“工具”菜单下的“选项”命令,然后在“安全性”标签中把“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项选中即可。

  防止宏病毒破坏文件

  为了防止宏病毒对文档造成侵害,我们有必要对宏病毒进行必要的防护。打开“工具”菜单,选择“宏”子菜单中的“安全性”命令,在这里我们就可以为其指定一个安全级别。建议大家使用中、高级,不要使用低级。

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