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OA系统中的红头文件及在线编辑技巧

[日期:2011-08-31]   来源:碧波荡漾网  作者:碧波荡漾网   [字体: ]

        OA系统的工作流贯穿了企业最大范围内的人员、岗位和部门,它对各项办公事务进行整理、规范和统一,形成标准化的模板供员工使用,从而构建高效率的协作执行体系。

  OA系统的工作流包括三大要素:模板、节点、流程。模板是一个标准格式的文档,记录了一件事务的内容;节点包含一系列人员和权限,记录了这件事务需要由哪些人谁来处理;流程是一个处理过程,记录了这件事务的处理方式。

  而模板又包括三种形式:文档型模板、表单性模板、混合型模板。今天我们以华天动力OA系统为例,先来了解第一种模板:文档型模板。

  1、文档型模板的典型需求

  企业在应用OA系统时,会遇到下面的典型需求:

  我们公司的很多文件是用Word/Excel/WPS格式的,我能够在OA系统中也使用这种格式的模板吗?

  我们自己可以实现红头文件的设计么?

  如何让审批人方便的修改和编辑审批文件?

  不同的审批人修改文件,能够实现痕迹保留的功能么?

  这时候,就用到了华天动力OA系统中文档型模板的功能。

  2、关于文档型模板

  文档型模板包括WORD、EXCEL、WPS等格式的文件。文档型模板适用于审批内容是基于文档的,以文字内容为主(非数据)的文件,如各种公文等。这种类型的文件一般不需要对文件内容进行统计或检索,文档型模板设计非常简单,并可以设置文件套红、痕迹保留、电子签名、加盖电子印章等。

  华天动力OA系统集成了一个OFFICE控件,该控件可以调用客户机上的OFFICE软件,实现类似OFFICE文件的各种操作,主要内容包括:

  文档格式:文档型表单支持Word、Excel、WPS等格式。

  在线编辑:文档型表单的内容在流转过程中可以直接在IE浏览器中编辑。

  文档套红:文档型表单支持两种公文套红功能书签型及脚本型。通过辅助工具,能做出和手工模板完全一致的效果。

  痕迹保留:不同的审批人对文件做出修改后,可以实现痕迹保留功能,查看每个人的修改内容和时间。

        3、应用案例

  办公室主任刘明正在组织进行金信集团规章制度的修改工作,在确认了修改流程之后,刘明还希望能够让审批人方便的修改文件。

  刘明知道公司使用的华天动力OA系统集成了OFFICE插件,可以直接调用电脑上的OFFICE软件,所以使用OA系统中的文件审批也很顺手。因为公司的领导对OFFICE软件,尤其是WORD的使用还是很熟练的。

  他找到姜程,说:“规章制度修改的审批流程,我想建立一个文档型的审批模板,将文件内容直接复制到模板中审批,而不是上传附件。这样有两个好处,一是可以设置统一的文件格式,便于形象规范和领导察看,以及存档;二是审批人可以直接在线编辑,还可以察看每个人的修改内容和时间,这样方便我和修改人进行沟通。你觉得怎样?”

  姜程:“很好呀,你也成专家了,呵呵。这种文件审批就适合用文档型模板,便于设计格式,也便于领导修改,又不需要对内容统计汇总。大家平时用OFFICE习惯了,用这个功能也就没有障碍了。”

  刘明:“是啊,手巧不如家什妙,一个适用的功能能让我们事半功倍。”

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